Scala groeit en hierdoor worden er steeds meer evenementen georganiseerd, daarom zijn we op zoek naar een enthousiaste en georganiseerde Event Coordinator om ons EMEA-marketingteam te versterken. In deze rol zul je helpen bij het plannen en uitvoeren van beurzen, Scala-evenementen en andere belangrijke organisatorische bijeenkomsten. Je verantwoordelijkheden omvatten het coördineren en het uitvoeren van logistieke – en communicatietaken om een soepele ervaring te leveren voor deelnemers en werknemers. Onze hoge bedrijfsnormen voor eventkwaliteit en effectiviteit zullen altijd gehandhaaft dienen te worden.

Jouw verantwoordelijkheden

Eventregistratie en -communicatie

• Uitnodigingen versturen via Pardot en eventplatforms samen met sales teams;
• Het registratieplatform voor deelnemers beheren, zorgen voor een soepele gebruikerservaring en eventuele problemen oplossen;
• De communicatie met deelnemers beheren, inclusief informatie voorafgaand aan het evenement en boekingsbevestigingen.

Coördinatie van leveranciers en locaties

• Het in kaart brengen van, onderhandelen over en toezicht houden op contracten met belangrijke leveranciers om concurrerende tarieven en uitstekende service te verkrijgen;
• Werk samen met het Scala-designteam en het standbouwbedrijf om meubilair, decor en materialen voor evenementen te vinden en zorg voor brand consistentie;
• Contact onderhouden met leveranciers om leveringstijden, installatievoortgang en algemene kwaliteitsnormen te controleren.

Eventorganisatie en beheer op locatie

• Assisteren bij het organiseren van eventactiviteiten, waaronder planning, coördinatie van entertainment en het beheren van relaties met leveranciers;
• Toezicht houden op materialen en apparatuur voor events op locatie, het verkrijgen en beoordelen van samples en ervoor zorgen dat deze gereed en beschikbaar zijn;
• Ondersteunen bij het opzetten van lokale branding, zoals registratiebalies, bewegwijzering, decor en displays.

Administratieve ondersteuning

• Behandel administratieve verantwoordelijkheden voor events, waaronder de coördinatie van leveranciers, het verwerken van inkoopaanvragen (PR/PO), het beheren van facturen en het bijhouden van uitgaven;
• Werk samen met het logistieke team van Scala om toezicht te houden op de inkoop, bestelling en tijdige levering van marketingmaterialen voor events;
• Ondersteuning van budgetbewaking en rapportage om financiële nauwkeurigheid en transparantie te garanderen.

Eventanalyse en rapportage

• Verzamelen en evalueren van feedback van deelnemers en belanghebbenden om verbetering voor toekomstige events in kaart te brengen;
• Gedetailleerde gegevens bijhouden over eventuitgaven, bezoekersaantallen en performance cijfers voor een uitgebreide rapportage na afloop van het event.